Bidding For a Convention

Bidding adalah suatu dokumen yang berisi permohonan resmi pengajuan penyelenggaraan suatu konvensi. Suatu penawaran untuk menjadi tuan rumah penyelenggaraan konvensi. Penawaran diwujudkan dalam suatu bentuk dokumen bidding, berupa proposal yang isinya mengandung kesediaan dan kesanggupan untuk menyelenggarakan konvensi yang di maksud. Secara singkat proses terjadinya konvensi adalah sebagai berikut: convener, sebagai penyelenggara konvensi dan pengambilan keputusan tertinggi menerima pertanggung jawaban pelaksanaan konvensi. Setelah itu convener membentuk panitia pengarah dan kepanitiaan pelaksana.masing-masing disingkat SC dan OC, yang mendampinginya dalam pertanggungjawaban penyelenggara konvensi. Pengajuan bidding dilakukan secara mengirim surat resmi kepada convener dilengkapi isi proposal bidding.

3.4.1.   Persyaratan bidding

Dalam buku petunjuk penelenggaraan konvensi di Indonesia 1997-1998, direktur Jenderal pariwisata menerbitkan persyaratan bidding sebagai berikut:

1.      Harus diketahui siapa pengambil keputusan (decision maker) dari penyelenggara MICE dengan mengajuka suatu bidding.

2.      dokumen bidding harus mengandung :

·         Surat pengantar sponsor.

·         Pesan pejabat instansi terkait dengan penyelenggaraan MICE tersebut.

·         Keterangan perihal fasilitas penyelenggaran MICE yang tersedia.

·         Perkiraan biaya,program-program,kemudahan-kemudahan dalam penyelenggaran MICE

3.      Bila bidding disetujui maka di bentuklah Komite Pengarah yang menerima saran dan asistensi dari :

·         Perusahaan penerbangan(airlines)

·         Pejabat Pariwisata(Tourism authorities)

·         Biro konvensi(cnventon Bureau)

·         Konsultan profesional(Proffesionl Consultan)

4.      Rincian maksud dan tujuan (Objektives) MICE untuk mengetahui :

·         Perkiraan jumlah peserta

·         Susunan acara keseluruhan(persidangan,pameran,events resmi,maupun sosial,program untuk para istri dan anak-anak serta tamu-tamuVIP)

·         Penetuan lokasi(venue)

·         Penentuan jadwal

·         Penyusunan anggaran semntara.

5.      Pembentuksn komite Pelaksana (Organizing Comittee) serta sekretariat dan sub komitenya.

3.4.2.      Aspek-aspek Bidding

Bidding ditandatangani oleh pimpinan tertiunggi calon penyelenggara kegiatan persidangan konvensi, didukung oleh pejabat pemerintah terkait dengan industi pariwisata, sponsor serta perusahaan transportasi lokal maupun Internasional.

3.4.2.1. Aspek Teknis

Lokasi(venues) persidangan memang patut dan mampu untuk menampung berbagai kegiatan dengan peralatan modern yang di lengkapi dengan ruang sidang umum, sidang komisi, press room untuk media massa, kantor panitia, banquet room, ruang pertunjukan, juga ada venues untuk pameran, pesta dan resepsi. Mudah dicapai dari dan ke bandar udara.

3.4.2.2. Aspek Tansportasi

Jaringan transportasi anatra bandar udara, hotel, lokasi persidangan dan objek-objek darmawisata.

3.4.2.3. Aspek Organisasi

Memiliki perancang,manajer dan kordinator persidangan yang mempunyai akses dengan perusahaan transportasi,properti akomodasi,di dukung oleh masyarakat seni budaya dan bisnis industri pariwisata.

3.4.2.4. Aspek Finansial

Menyajikan harga-harga yang wajar, transfer peserta, free transport pas masuk objek-objek wisata, resepsi gala evening dari sponsor.

3.5.            Organisasi Yang Terlibat Menangani Wisata Konvensi

3.5.1.      PCO ( Professional Convention Organizer )

            Suatu badan hukum, perseorangan atau sekelompok orang yang tugasnya merencanakan, mempersiapkan dan mengkoordinir penyelenggaraan suatu konvensi secara professional. PCO pada umumnya betindak mejadi konsultan bagi komite penyelenggara atau pelaksana.

3.5.2.      PEO ( Professional Exhibition Oerganizer )

            Suatu badan hukum atau perseorangan atau sekelompok orang yang tugasnya merencanakan, mempersiapkan dan menyelenggarakan suatu pameran secara professional.

            Menurut keputusan Menparpostel nomor KM. 108 HM. 703/ MPPT.1991 dan Keputusan Dirjen Pariwisata nomor Kep-06/U/IV/1992; ruang lingkup tugas dari POC dan PEO adalah :

·         Merencakan dan dapat melaksanakan penawaran ( bidding )

·         Menyusun perencanaan dan anggaran penyelenggaraan konvensi, perjalanan insintive dan pameran.

·         Menyelenggarakan kegiatan kesekretariatan atau penyelenggaraan konvensi, perjalanan insentive dan pameran.

·         Mengkoordinasikan penyelenggaraan transportasi.

·         Menyiapkan tempat peyelenggaraan

·         Mengkoordinasikan keperluan akomodasi

·         Mengkoordinasikan kegiatan public relation dan promosi

            mempersiapkan penyelenggaraan pra dan pasca konvensi seta proram-program lainnya untuk mendampingi delegasi/peserta beserta pendamping yang mereka ikutkan

·         Mengkoordinasikan kemudahan prosedur bead an cukai, inigrasi dan karantina ( CIQ ) bagi peralatan konvensi dan pemeran

·         Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan lainnya terkait dengan kebutuhan para delegasi, perjalanan insentif dan pameran.

·         Mengurus perijinan penyelenggaran konvensi maupun pameran.

3.5.3.      Steering Commite ( Komite Pengarah )

Sekelompok orang yang tugasnya memberikan pengarahan suaru kegiatan seperti penyelenggaraan konvensi.

3.5.4.      Orgnising Commite ( Komite Pelaksana )

Sekelompok orang yang menjadi anggota panitia dengan tugas merancanakan, mempersiapkan dan  menyelenggarakan suatu kegiatan.

3.5.5.      Meeting Planner ( Perancang Pertemuan )

Mengemban tugas untuk membuat rancangan secara rinci prihal lokasi, peserta, jenis dan ukuran persidangan. Maka dengan demikian perancangan ini dimasukkan/digolongkan dalam tugas penjualan dan pemasaran yang sanggup menangani masalah-masalah konvensi dan konferensi.

3.6.1.      Persiapan Suatu Bidding

·      Harus diketahui siapa decision makers dari orgnisasi yang akan menyelenggarakan konvensi

·      Jika ingin menyelenggarakan sebuah konvensi, sebelumnya kita harus membuat suatu bidding (penawaran/invitasi). Pengajuan suatu bid dapat berupa :

-          Surat Resmi

-          Bid document

-          Secara lisan

Bid Document adalah sebuah proposal yang diajukan oleh sebuah destinasi atau industri kepada sebuah grup/kelompok untuk bertemu di tempat terselenggaranya acara (konvensi). Dengan kata lain, Bid Document sebagai sebuah pendahuluan dari sebuah kota atau negara agar bisa menjadi tuan rumah/penyelenggara sebuah konvensi internasional maupun nasional. Bid Document berisi informasi mendetail tentang :

-          Surat pengantar dari organisasi yang akan mensponsori.

-          Perkiraan biaya penyelenggara konvensi (bila diperlukan).

-          Akses menuju destinasi.

-          Penjelasan mengenai akomodasi.

-          Tempat-tempat konvensi besert fasilitas-fasilitasnya.

-          Gambaran umum mengenai program-program sementara yang akan diadakan.

-          Pilihan untuk melakukan perjalanan/tour di destinasi, baik sebelum maupun sesudah konvensi.

-          Kemudahan-kemudahan khusus yang ditawarkan oleh destinasi, seperti biaya perjalanan, penyewaan tempat, dll.

-          Biaya hidup selama di destinasi.

Bid Document dipersiapkan oleh pihak-pihak yang menjadi penyelenggara konvensi, seperti :

1. CVB (Convention and Visitors Bureau)

Bid dipersiapkan oleh bagian sales marketing dari biro tersebut sampai dokumen tersebut ditindaklanjuti oleh penerima.

2. Asosiasi lokal/setempat

Asosiasi ini bertugas untuk mempersiapkan detail mengenai organisasi, kemudian ditujukan kepada biro konvensi untuk melengkapi bid document.

            Suatu proses pengajuan Bid untuk konvensi taraf internasional dimulai dari pendekatan perwakilan biro kepada klien dari luar negeri untuk menyelenggarakan konvensi di sebuah kota atau negara. Pendekatan ini dimulai dengan :

-          Kontak telepon dari perwakilan biro kepada klien.

-          Perwakilan biro menghadiri konvensi/eksibisi/pertunjukan dagang yang diselenggarakan pihak klien.

Bid Document yang telah selesai disusun atau diajukan kemudian akan dipresentasikan. Presentasi Bid berlangsung dengan singkat selama 30 menit dan dipresentasikan dengan baik untuk menerima pengaruh yang maksimal/terbaik dari peserta atau klien. Berikut ini adalah faktor-faktor penentu keberhasilan suatu bidding :

-          Presentasi Bid dibawakan dengan baik dan profesional sebagai petunjuk kemampuan suatu daerah untuk menjadi tuan rumah penyelenggara konvensi.

-          Mengetahui kelebihan maupun kekurangan dari kota atau negara pesaing sehingga kita bisa meningkatkan lagi kelebihan dari destinasi yang mengajukan bidding.

-          Melobi/mempengaruhi yang membuat keputusan dari suatu asosiasi atau pihak yang kita ajukan bidding. Dalam hal ini, kota atau negara yang mengajukan bidding harus berhubungan dengan perwakilan pemerintahan, seperti kedutaan besar atau konsultan asing, dan perwakilan dari CVB yang terdapat di negara atau kota tempat Bid tersebut dibuat.

Related Post: