HOUSEKEEPING atau TATA GRAHA

A. PENGERTIAN HOUSEKEEPING

Housekeeping atau Tata Graha adalah salah satu bagian atau department yang ada di dalam hotel yang menangani hal – hal yang berkaitan dengan keindahan, kerapian, kebersihan, kelengkapan dan kesehatan seluruh kamar, juga area – area umum lainnya, agar seluruh tamu maupun karyawan dapat merasa nyaman dan aman berada di dalam hotel. Selain itu Housekeeping department merupakan bagian rumah tangga hotel yang bertugas membuat perencanaan, perawatan / pembersihan semua kamar tamu, ruang kantor, lobby, terrace, corridors, lift / elevator, toilet umum, public space, locker’s room, linen dan uniform rooms, halaman, taman, kolam renang dan ruang parkir.

B. JOB DESKRIPSI

Struktur organisasi di Tata Graha atau housekeeping dipengaruhi oleh besar atau kecilnya hotel, banyak atau sedikitnya karyawan serta system operasional yang digunakan di hotel. Semakin besar hotel, semakin rumit pula struktur yang digunakan, begitu pula sebaliknya jika hotel itu kecil, maka struktur organisasinya pun sederhana. Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan dibagian tata graha atau housekeeping yaitu :

A. EXECUTIVE HOUSEKEEPING

NAMA JABATAN : EXECUTIVE HOUSKEEPER

DIVISI : ROOM DIVISION

DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI

Atasan langsung : GENERAL MANAGER

Bawahan Langsung : ASSISTANT EXECUTIVE HOUSEKEEPER

TANGGUNG JAWAB JABATAN

1. Bertanggung jawab terhadap kebersihan, keindahan dan kenyamanan seluruh lingkungan dan area hotel, meliputi :

- Kamar tamu hotel.

- Koridor setiap lantai.

- Public Area (lobby, restaurant, Pub/Lounge).

- Taman/garden (seluruh tanaman baik yang ada di pot maupun di hotel termasuk rumput).

- Seluruh office area (utility termasuk locker karyawan).

2. Menjaga seluruh investasi yang berada di bawah pengawasan Housekeeping Department.
URAIAN TUGAS

A. Tugas Pokok

1. Mengkoordinir bidang kerja seluruh staf housekeeping.

2. Membuat perencanaan dalam bidang yang menyangkut housekeeping, yaitu :

- General cleaning

- Decoration

- Perubahan atau penggantian susunan ruang dan lain-lain.

3. Mengadakan evaluasi hasil kerja dan mencari metode-metode baru mengenai sistem kerja maupun alat-alat yang lebih efisien untuk mendapatkan hasil kerja yang maksimal.

4. Menyediakan barang-barang (alat-alat) kebutuhan untuk seluruh keperluan housekeeping dan merawatnya.

5. Mengawasi dan membuat perencanaan mengenai penambahan asset, gardening termasuk budgetnya yang disesuaikan dengan room occupancy dan pengendaliannya.

6. Mengandakan kontrol dalam segi penghematan tanpa mengurangi standard Hotel Bintang Tiga.

7. Mengadakan inspeksi di semua tempat di lingkungan hotel dan juga melakukan on the spot checking.

8. Mengadakan pengawasan agar dapat berjalan lancar antara rencana kerja yang telah tersusun dengan pelaksanaannya serta mengurangi hambatan-hambatan yang ditimbulkannya.

9. Menampung, menelaah dan bertindak sebaik-baiknya terhadap semua complaint dari tamu.

10.Memberikan perhatian yang lebih baik kepada para tamu VIP.

11. Mengadakan pendidikan dan memberikan petunjuk-petunjuk yang dalamusaha menggunakan metode-metode kerja yang benar serta menciptakan suasana kerja yang nyaman di lingkungan department housekeeping.

12. Mengontrol semua barang yang dikirim untuk housekeeping sesuai standard yang ada.

13. Mengadakan pertemuan atau meeting rutin dengan menelaah hasil kerja yang telah dilakukan (evaluasi kerja).

14. Secara periodik mengadakan analisa tentang pemakaian barang-barang kebutuhan di department houskeeping.

B. Tugas Tambahan

1. Membantu kelancaran operasional dari berbagai kegiatan yang ada kaitannya dengan department housekeeping.

2. Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan langsung, dan memonitor hasil penilaian yang dilakukan bawahan langsung.

3. Memonitor masalah produktivitas kerja dan membuat perencanaan pengembangan personnel di department housekeeping.

4. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.

5. Menyelenggarakan briefing dan meeting.

6. Menghadiri rapat manajemen.

B. ASSISTANT EXECUTIVE HOUSEKEEPING

NAMA JABATAN : ASSISTANT EXECUTIVE HOUSKEEPER

DIVISI : ROOM DIVISION

DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI

Atasan langsung : EXECUTIVE HOUSEKEEPER

Bawahan Langsung : HK Coord.

- Order Taker/Linen

- Roomboy

- Houseman

- Gardener

TANGGUNG JAWAB JABATAN ASSISTANT EXECUTIVE HOUSKEEPER

1. Pelaksanaan operasional di Housekeeping Department, yaitu terhadap kebersihan, keindahan dan kenyamanan seluruh lingkungan dan area hotel, yang meliputi :

- Kamar tamu hotel.

- Koridor setiap lantai.

- Public Area (lobby, restaurant, Pub/Lounge).

- Taman/garden (seluruh tanaman baik yang ada di pot maupun di hotel termasuk rumput).

- Seluruh office area (utility termasuk locker karyawan).

2. Menjaga seluruh investasi yang berada di bawah pengawasan Housekeeping Department.

3. Melaksanakan administrasi housekeeping department.

URAIAN TUGAS ASSISTANT EXECUTIVE HOUSKEEPER

A. Tugas Pokok

1. Menerima laporan dari Front Office, EA, ED dan Group Informan
2. Membuat perencanaan dalam bidang yang menyangkut housekeeping, yaitu :

• General cleaning

• Decoration

• Perubahan atau penggantian susunan ruang dan lain-lain.

3. Mengadakan evaluasi hasil kerja dan mencari metode-metode baru mengenai sistem kerja maupun alat-alat yang lebih efisien untuk mendapatkan hasil kerja yang maksimal.

4. Menyediakan barang-barang (alat-alat) kebutuhan untuk seluruh keperluan housekeeping dan merawatnya.

5. Mengawasi dan membuat perencanaan mengenai penambahan asset, gardening termasuk budgetnya yang disesuaikan dengan room occupancy dan pengendaliannya.

6. Mengandakan kontrol dalam segi penghematan tanpa mengurangi standard Hotel Bintang Tiga

7. Mengadakan inspeksi di semua tempat di lingkungan hotel dan juga melakukan on the spot checking.

8. Mengadakan pengawasan agar dapat berjalan lancar antara rencana kerja yang telah tersusun dengan pelaksanaannya serta mengurangi hambatan-hambatan yang ditimbulkannya.

9. Menampung, menelaah dan bertindak sebaik-baiknya terhadap semua complaint dari tamu.

10. Memberi perhatian yang lebih baik kepada para tamu VIP.

11. Mengadakan pendidikan dan memberikan petunjuk-petunjuk yang dalamusaha menggunakan metode-metode kerja yang benar serta menciptakan suasana kerja yang nyaman di lingkungan department housekeeping.

12. Mengadakan pertemuan atau meeting rutin dengan menelaah hasil kerja yang telah dilakukan (evaluasi kerja).

13. Secara periodeik mengadakan analisa tentang pemakaian barang-barang kebutuhan di department houskeeping.

B. Tugas Tambahan

1. Membantu kelancaran operasional dari berbagai kegiatan yang ada kaitannya dengan department housekeeping.

2. Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan langsung, dan memonitor hasil penilaian yang dilakukan bawahan langsung.

3. Memonitor masalah produktivitas kerja dan membuat perencanaan pengembangan personnel di department housekeeping.

4. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.

5. Menyelenggarakan briefing dan meeting.

6. Menghadiri rapat manajemen.

C. OFFICE BOY

NAMA JABATAN : OFFICE BOY (UTILITY)

DIVISI : HOUSEMAN

DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI

Atasan langsung : HK SUPERVISOR

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB Houseman Section

1. Melaksanakan Kebersihan

• Setiap Office yang ada di Gedung Utility.

• Koridor dari samping Kitchen sampai depan Office Engineering.

• Ruang Makan Karyawan (EDR).

• Locker karyawan (putra dan putri).

• Area parkir kendaraan karyawan dan area parkir supplier yang datang.

• Pool Deck tempat penyimpanan kardus, koran dan barang bekas lainnya.

2. Menyiapkan air aqua galon untuk karyawan di Office lainnya dan Department Head di officenya masing-masing (di Utility).

3. Mendistribusikan setiap surat yang masuk ke department yang bersangkutan dan mengirim surat-surat keluar.

URAIAN TUGAS HOUSEMAN SECTION

A. Tugas Pokok

1. Membersihkan seluruh area Utility.

2. Membersihkan furniture, lantai, karpet, kaca-kaca, pintu dan bingkainya, astray di setiap meja dan standing astray yang ada di utiliti.

3. Memelihara setiap perlengkapan atau peralatan yang digunakannya untuk bekerja.

4. Membuang sampah-sampah yang ada di setiap astray dan standing astray pada tempatnya.

5. Merawat tanaman yang ditemaptkan di Utility dan membersihkannya.

6. Membersihkan area parkir baik kendaraan karyawan di depan maupun kendaraan atau mobil supplier di belakang Utility.

7. Melaporkan segala kerusakan, kehilangan, kejadian yang tidak semestinya kepada HK Supervisor atau atasannya.

8. Pada periode tertentu melaksanakan General Cleaning.

9. Merencanakan dan melaksanakan Post Control (supaya bersih dari nyamuk, lalat, tikus dan jenis serangga lainnya).

10. Menyiapkan dan menyediakan minum untuk Departemen Head dan karyawan (di Personnel Office dan EDR).

11. Mendistribusikan surat masuk ke department yang bersangkutan, dan mengirim surat keluar.

12. Menerima atau melaksanakan perintah atasan lainnya.

13. Bekerjasama yang baik dengan rekan kerja di Department HK dan Department lainnya.

C. Tugas Tambahan Houseman Section

1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.

2. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.

3. Membantu Set-up dan clear-up meja dan kursi bila ada event.

4. Melaksanakan semua perintah atasan.

D. GARDENER

NAMA JABATAN : GARDERNER

• DIVISI : -

• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI

Atasan langsung : HK SUPERVISOR

Bawahan Langsung : -

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB GARDENER

1. Melaksanakan Kebersihan, merawat dan memelihara :

a. Seluruh tanaman baik yang ada di dalam pot maupun di taman.

b. Seluruh area taman rumput (garder, termasuk di depan EngineeringOffice/EDR.

2. Melaksanakan kebersihan seluruh halaman atau area parkir tamu hotel.
3. Memanfaatkan, memelihara, merawat dan mengembangkan tanaman untuk Mini Garder.

URAIAN TUGAS

A. Tugas Pokok

1. Membersihkan, merawat dan menata seluruh tanaman baik yang ada di dalam pot maupun di taman.

2. Membersihkan, merawat dan menata atau memotong semua rumput yang ada di

area taman rumput (garder).

3.Mengembangkan, memelihara dan menata tanaman untuk kebutuhan Mini Garder.
4.Menyapu dan membersihkan seluruh halaman atau area parkir tamu hotel.
5.Mencuci dan membersihkan tempat sampah.

6. Membuang sampah yang ada di setiap Tong Sampah ke tempat Bak Sampah yang telah tersedia di Utility belakang.

7. Membersihkan dan memelihara semua peralatan kerjanya.

B. Tugas Tambahan

1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lain.

2. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.

3. Ikut membantu set-up dan clear-up meja, kursi atau panggung bila ada event di taman rumput atau garder.

4. Melaksanakan semua perintah atasan lainnya.

E. HOUSEMAN

• NAMA JABATAN : HOUSEMAN (PUBLIC AREA)

• DIVISI : ROOM DIVISION

• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI

Atasan langsung : HK SUPERVISOR

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

1. Melaksanakan Kebersihan setiap Public Area, Offices, Lobby, Restaurant, Lounge, Bar, toilet, Meeting Room dan lain-lain.

2. Mengecek dan melaksanakan kebersihan di luar area gedung hotel (garder, koridor depan Arcade/tempat yang disewakan setiap salon, tangga menujuswimming pool) dan sebagainya.

3. Menjaga, merawat, menempatkan dan mengganti tanaman pot yang ditemaptkan atau dileketakkan di Public Area tersebut di atas pada point 1, untuk keindahan dan kenyamanan tamu yang datang dan melihatnya.

URAIAN TUGAS

A. Tugas Pokok

1. Membersihkan seluruh Public Area (Office, lobby, restaurant, pub atau lounge, bar, toilet-toilet, meeting room, arcade dan lainnya).

2. Membersihkan furniture, lantai, karpet, kaca-kaca, pintu dan bingkainya, astray di setiap meja dan standing astray yang ada di Public Area.

3. Memelihara setiap perlengkapan atau peralatan yang digunakannya untuk bekerja.

4. Set-up function, restaurant dan ruang pertemuan bilamana ada meeting, party dan lain-lain.

5. Membuang sampah-sampah yang ada di setiap astray dan standing astray pada tempatnya.

6. Merawat tanaman dan membersihkannya.

7. Merubah dan mengatur kembali susunan tanaman yang sudah tidak sesuai lagi (kurang bagus).

8. Membersihkan parkir area tamu (bekerjasama dengan gardener.

9. Melaporkan segaka kerusakan, kehilangan, kejadian-kejadian yang tidak semestinya kepada HK Supervisor.

10. Pada periode tertentu melaksanakan General Cleaning.

11. Merencanakan dan melaksanakan Pest Control (supaya bersih dari nyamuk, lalat, tikus dan jenis serangga lainnya).

12. Menerima atau melaksankaan perintah atasan.

13. Bekerjasama yang baik dengan rekan kerja di Department HK dan Department lainnya.

14. Membuat mini garden untuk meeting room.

B. Tugas Tambahan

1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.

2. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.

3. Melaksanakan semua perintah atasan.

4. Menghadiri meeting atau briefing yang diselenggarakan atasannya.

F. ROOM BOY

• NAMA JABATAN : ROOM BOY

• DIVISI : ROOM DIVISION

• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI Atasan langsung : HK SUPERVISOR

Bawahan langsung :

-
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

1. Melaksanakan Kebersihan setiap kamar berikut kelengkapannya.

2. Melaksanakan keersihan Roomboy Station dan Roomboy Trolley berikut kelengkapannya.

3. Melaksanakan kebersihan setiap koridor..

URAIAN TUGAS

A. Tugas Pokok

1. Mengecek semua kamar pada permulaan shiftnya dan membuat Room Boy Sheet mengenai situasi kamar ssuai dengan kode yang telah ditentukan.

2. Mengambil linen atau towel, cleaning supplies, guest supplies dan perlengkapan atau peralatan kerja lainnya, kemudian diatur ke trolley dan lain-lain.

3. Mengontrol inventaris, kondisi kebersihan dan kelengkapan setiap kamar di flornya masing-masing.

4. Membersihkan, mengganti dan melengkapi sesuai standard :

- Bed room

- Bath room

- Furniture dan kelengkapan kamar lainnya.

5. Making bed.

6. Mengganti linen atau towel yang kotor dis etiap kamar.

7. Vacuum cleaning, mengepel lantai untuk kamar-kamar tanpa karpet.

8. Melaporkan segala kerusakan, kehilangan, kejadian yang tidak semestinya kepada FO dan HK Supervisor.

9. Menolong Valet (Laundry) untuk mengumpulkan cucian tamu yang dilaundrykan.

10. Menolong Room Service mengeluarkan piring atau alat makan yang kotor.

11. Mengembalikan linen atau towel, sisa guest supplies, cleaning supplies, cleaning equipment ke Linen Room/Roomboy Station Floor masing-masing.

12. Membersihkan atau mengatur kembali trolley.

13. Menerima atau melaksanakan perintah atasan.

14. Bekerja sama yang baik dengan rekan kerja di Department HK dan Department lainnya.

B. Tugas Tambahan

1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.

2. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.

3. Melaksanakan semua perintah atasan.

4. Menghadiri meeting atau briefing yang diselenggarakan atasannya.

G. LINEN / UNIFORM ATTENDANT

NAMA JABATAN : LINEN / UNIFORM ATTENDANT

DIVISI : ROOM DIVISION

DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI

Atasan langsung : HK SUPERVISOR

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

1. Melaksanakan Kebersihan, kerapian, kelengkapan dan perawatan semua Linen / Uniform Karyawan berikut administrasinya.

2. Melaksanakan tugas sebagi Order Taker atas semua permintaan tamu yang masuk ke Department Housekeeping, berikut administrasinya.

3. Merangkai bunga dan kelengkapannya.

URAIAN TUGAS

A. Tugas Pokok

1. Mengirim linen kotor dan menerima linen bersih ke/dari Laundry dan menata rapi pada temaptnya berikut perhitungan dan administrasinya.

2. Menarik, mengganti, merangkai bunga dan menempatkannya pada tempat yang diperlukan dan telah ditentukan.

3. Menjahit, memperbaiki linen atau uniform yang rusak dan merawat mesin jahit.

4. Melaporkan bila ada kejadian yang tidak semestinya.

5. Mengubah status kamar dan informasi ke FO.

6. Menerima informasi dari FO sehubungan dengan tamu, dan meneruskan ke Roomboy untuk segera di follow-up.

7. Membuat file dan mendistribusi kan kepada yang besangkutan Laporan Bulanan untuk permintaan atau pemakaian :

- Expected Arruvaks/Departures

- Guest Supplies

- Cleaning Supplies

- Paper Supplies

- Printing and Stationaries

- Miscellaneous and Other Expenses.

- Dan administrasi lainnya.

8. Menerima, mencatat, menyimpan dan mengmbalikan ke alamat tamu barang Lost and Found yang ditemukan di lingkungan area hotel, baik dari kamar tamu maupun Public Area.

9. Membuat dan melaksanakan :

- Purchase dan Store Requisition yang telah disetujui oleh atasannya untuk kebutuhan HK Dept baik untuk kelengkapan tamu, public area maupun office.

- Working Schedule untuk karyawan dan trainee yang telah disetujuan atasannya.

- Work Order bila ada kerusakan ataupun perbaikan pada kamar-kamar dan pada area berdasarkan laporan dari section-section di HK dan section atau departemen lain yang diterima.

- Inventory Linen Housekeeping and Linen FB serta rekapitulasi Lost Towel bulanan.

10. Menerima semua telepon dan pesan yang masuk kemudian menyampaikan kepada yang bersangkutan atau menulisnya di Log Book untuk segera follow-up.

B. Tugas Tambahan

1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.

2. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.

3. Membantu membina, membimbing dan mengevaluasi trainee di HK.

4. Membantu dan membimbing bila ada karyawan baru di HK.

5. Melaksanakan semua perintah atasan.

H. LINEN / UNIFORM STAFF AND ORDER TAKER

• NAMA JABATAN : LINEN / UNIFORM STAFF AND ORDER TAKER

• DIVISI : ROOM DIVISION

• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI

Atasan langsung : HK SUPERVISOR

Bawahan Langsung :

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

LINEN / UNIFORM STAFF + ORDER TAKER

1. Melaksanakan Kebersihan, kerapian, kelengkapan dan perawatan semua Linen / Uniform Karyawan berikut administrasinya.

2. Melaksanakan pengaturan, penysunan dan order rangkaian bunga untuk keindahan dan kenyamanan hotel.

3. tugas sebagi Order Taker atas semua permintaan tamu yang masuk ke Department Housekeeping, berikut administrasinya.

URAIAN TUGAS

LINEN / UNIFORM STAFF + ORDER TAKER

A. Tugas Pokok

1. Bertanggung jawab atas :

- Jumlah linen/towel dan uniform yang ada di Linen Room.

- Kebersihan, kerapian linen dan uniform room.

- Pembagian linen/towel kepada Roomboy dan Houseman.

- Pembagian Geust Paper dan Cleaning Supplien kepada Roomboy dan Houseman.

2. Membuat file atau administrasi dan melaksanakan permintaan :

a. Purchase dan Storage Requisition yang telah disetujui oleh atasannya untuk kebutuhan HK Department baik untuk kelengkapan kamar tamu, public area maupun office.

b. Working schedule untuk karyawan dan trainee.

c. Work order bila ada kerusakan ataupun perbaikan pada kamar tamu dan public area berdasarkan laporan dari section-section di HK dan Section atau department lain yang diterimanya.

d. Inventori linen HK, linen FB dan rekapitulasi lost towel bulanan.

3. Merangkai, merawat dan mengganti rangkaian bunga untuk rooms public area dan tempat-tempat yang diperlukan.

4. Membuat schedule pencucian curtain, bed cover, blanket dan lain-lain.

5. Membuat, file dan mendistribusikan kepada yang bersangkutan laporan bulanan mengenai :

a. Towel / linen and uniform.

b. Pemakaian guest, paper dan cleaning supplies.

c. Pemakaian printing dan stationaries.

d. Pemakaian bunga atau flower dan pemakaian atau administrasi lainnya.

6. Menjahit, memperbaiki linen atau uniform yang rusak serta merawat mesin jahit.

7. Menerima semua telepon, informasi atau pesan yang masuk, kemudian menyampaikan kepada yang bersangkutan atau menulisnya di Log Book untuk segera di follow-up.

8. Melaporkan kepada atasan bila ada kejadian yang tidak semestinya.

9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasannya.

B. Tugas Tambahan

1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.

2. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.

3. Membimbing, melatih dan mengevaluasi trainee.

4. Ikut membimbing dan membina bila ada karyawan baru.

I. HOUSEKEEPING SUPERVISOR

• NAMA JABATAN : HOUSEKEEPING SUPERVISOR

• DIVISI : ROOM DIVISION

• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI

Atasan langsung : EXECUTIVE HOUSKEEPER

Bawahan Langsung : - Room Boy

- Linen

- Houseman

- Garderner

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

HOUSEKEEPING SUPERVISOR

1. Melaksanakan seluruh pelaksanaan operasional di Department HK.

2. Melaksanakan administrasi di Department Housekeeping.

3. Melaksanakan pengawasan dan pengecekan tentang kebersihan, kelengkapan kamar, koridor, station atau linen room yang tidak semestinya.

4. Melaksanakan pengecekan terhadap kebersihan dan keindahan public area (lobby, restaurant dan garden) dan utility.

URAIAN TUGAS

HOUSEKEEPING SUPERVISOR

A. Tugas Pokok

1. Menerima Laporan dari Front Desk kamar yang expected arrival, dan ED, memperhatikan serta meneruskan ke bawahan (Roomboy).

2. Mengecek kamar-kamar dan public area terutama terhadap tamu CIP.

3. Mencatat dan melaporkan mengenai “Missing Article”, damages serta hasil perbaikannya.

4. Memberikan pengarahan tentang prosedur kerja dan instruksi kepada bawahannya.

5. Mengawasi administrasi operasional di Department Housekeeping serta Material Requisition.

6. Memberikan petunjuk serta mengorganisir General Linen Room atau Uniform dan Roomboy Station.

7. Bertanggungjawab atas persediaan Cleaning Supplies, Guest Supplies dan semua storage.

8. Menerima laporan dari bawahannya dan meneliti serta bila perlu membuat Request for Repair.

9. Menghandle Lost and Found.

10. Membuat inventory linen, guest supplies, cleaning supplies dan lain-lain setiap akhir bulan.

11. Membuat laporan tentang lost report, damage report bulanan.

12. Membuat time schedule untuk karyawan Department Housekeeping.

13. Memimpin set-up dan clear-up furniture bila ada function dan lain-lain.

14. Mengatur cuti dan ijin karyawan.

15. Mengadakan pengecekan seluruh area hotel termasuk garden.

16. Menghubungi segera atasan, bila terjadi hal yang tidak semestinya.

B. Tugas Tambahan

1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.

2. Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan langsung.

3. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.

4. Melaksanakan semua perintah atasan.

5. Menyelenggarakan briefing dan meeting.

J. ROOMBOY SUPERVISOR

• NAMA JABATAN : ROOMBOY SUPERVISOR

• DIVISI : ROOM DIVISION

• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

Kedudukan dalam organisasi

Atasan langsung : executive houskeeper

Bawahan Langsung : Room Boy

TANGGUNG JAWAB JABATAN ROOMBOY SUPERVISOR

Melaksanakan, mengawasi, mengecek kebersihan dan kelengkapan semua kamar-kamar, koridor dan roomboy station.

URAIAN TUGAS ROOMBOY SUPERVISOR

A. Tugas Pokok

1. Mempersiapkan dan mengecek semua stock dan kebutuhan yang ada di roomboy station.

2. Membagi Wing Card dan peralatan kerja kepada masing-masing Roomboy.

3. Membersihkan semua kamar yang menjadi tanggung jawabnya.

4. Memimpin dan melatih pekerjaan Roomboy.

5. Menerima laporan kamar dari roomboy dan meneliti kebenarannya, lalu menindaklanjuti sampai tuntas.

6. Membuat laporan-laporan tentang kamar (kerusakan kamar, kamar VIP dan sebagainya).

7. Melaporkan langsung mengenai kehilangan, kerusakan-kerusakan yang terjadi pada barang milik tamua tau kejadian lain ke atasan.

8. Mengecek dan meneliti hasil perbaikan-perbaikan dalam kamar yang dilakukan oleh Engineering.

9. Mengecek dan meneliti hasil kerja akhir roomboy dan general cleaning.

10. Memerikan perhatian khusus untuk kamar-kamar VIP dan complimentary.

11. Menerima supply linen/towel dan membagikan kepada roomboy.

12. Mengecek dan menghitung linen/towel yang akan dikirim ke laundry bersama dengan staf linen (linen attendant).

13. Membuat laporan tentang pekerjaan yang dilakukan hari itu dan menulisnya pada Log Book.

14. Menyerahkan Ving Card kepada roomboy shift berikutnya.

15. Membuat working schedule roomboy.

B. Tugas Tambahan

1. Ikut menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat, baik di department housekeeping maupun dengan department lain.

2. Melakukan penilaian pelaksanaan tugas dan produktivitas kerja bawahan langsung serta membuat perencanaan pengembangan personnel roomboy.

3. Melaksanakan semua perintah atasan.

4. Menyelenggarakan briefing dan meeting roomboy.

5. Menghadiri meeting yang diselenggarakan atasannya.

K. HOUSEMAN SUPERVISOR

NAMA JABATAN : HOUSEMAN SUPERVISOR

DIVISI : ROOM DIVISION

DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

Kedudukan Dalam Organisasi

Atasan langsung : executive houskeeper

Bawahan Langsung : Houseman

TANGGUNG JAWAB JABATAN HOUSEMAN SUPERVISOR

Melaksanakan, mengawasi, mengecek kebersihan, kerapian dan keindahan semua public area di hotel termasuk garden, swimming pool dan utility.

URAIAN TUGAS HOUSEMAN SUPERVISOR

A. Tugas Pokok

1. Membuat working schedule untuk houseman.

2. Memimpin, melatih, mengawasi dan mengecek hasil pekerjaan houseman, gardener dan swimming pool attendant.

3. Mengecek kebersihan dan keindahan semua area hotel yang menjadi tanggung jawabnya kecuali kamar-kamar (rooms).

4. Merencanakan dan membuat schedule untuk general cleaning.

5. Mengecek penggunaan housekeeping equipment, cleaning equipment, cleaning supplies dan lain-lain.

6. Melaporkan langsung ke atasan bila terjadi kehilangan, kerusakan dan perbaikan-perbaikan yang diperlukan baik pada peralatan kerja maupun lingkup area kerja yang menjadi tanggung jawabnya.

7. Mengawasi pemeliharaan houskeeping equipment.

8. Mengawasi, merencanakan dan melaksanakan penyemprotan pest control.

9. Mengawasi, menyusun set-up function dan perubahan-perubahan susunan ruangan.

10. Mengatur semua tanaman yang ada termasuk pemotongan rumput, pembibitan dan kebersihannya.

11. Merubah susunan tanaman yang sudah tidak sesuai lagi.

12. Mendidik dan melatih pegawai atau trainee baru apabila ada.

13. Membuat laporan tentang pekerjaan yang dilakukan hari itu dan menulisnya pada log book.

B. Tugas Tambahan

1. Ikut menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat, baik di department housekeeping maupun dengan department lain.

2 .Melakukan penilaian pelaksanaan tugas dan produktivitas kerja bawahan langsung serta membuat perencanaan pengembangan personnel houseman.

3. Melaksanakan semua perintah atasan.

4. Menyelenggarakan briefing dan meeting houseman.

5. Menghadiri meeting yang diselenggarakan atasannya.

1. HUBUNGAN HOUSEKEEPING DENGAN DEPARTEMENT LAINNYA

Semua department dan semua section Kebersihan dan keindahan seluruh area utility dan sekitarnya Setiap hari dan setiap saat. Selain itu housekeeping departemen bertugas membuat perencanaan, perawatan / pembersihan semua kamar tamu, ruang kantor, lobby, terrace, corridors, lift / elevator, toilet umum, public space, locker’s room, linen dan uniform rooms, halaman, taman, kolam renang dan ruang parkir.

1. FORM LIST DEPARTEMENT TATA GRAHA

1. Contoh room report yang ada di departemen Tata Graha adalah sebagai berikut :

ROOM REPORT

BOY/MAID : ………. DATE : ………….

HOUR : ………….

Rnr	Pers	Code

2. Contoh Room Boy atau Maid Control Sheet yang ada di departemen Tata Graha sebagai berikut:

Room Boy / Maid Control Sheet

Floor/Section:………… Time:………….. Date:………………

ITEMS / TOTAL RECEIVED/ NO OF PERSON / ROOM STATUS / ROOM NO

LINEN

TIME IN

TIME OUT

REMARK

SHOOT S

SHEET S

BLANKET

PILLOW

BATH TOWEL

HAND TOWE

WASH TOWEL

BATH MAT

BEER

GREEN S

COCA COLA

CL

SL

CL

SL

CL

SL

CL

SL

CL

SL

CL

SL

CL

SL

CL

SL

GUEST SUPPLIES

MINI BAR

SOAP

SHAMPO

FOAM B

TOILET P

W PAPER

SPRITE

AQUA

BEER

GREEN S

COCA COLA

TIME IN

TIME OUT

REMARK

read more

Deskripsi Pekerjaan di Bagian Kantor Depan/ Front Office

Struktur organisasi di kantor depan atau Front Office Hotel dipengaruhi oleh besar atua kecilnya hotel, banyak atau sedikitnya jumlah karyawan serta system operasional yang digunakan di hotel.

Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan di bagian kantor depan :

1) Deskripsi Pekerjaan Front Office Manajer

Area kerja Front Office Manager adalah Front Office area, Executive floor, dan Business center. Ringkasan pekerjaan Front Office Manager adalah menciptakan kepuasan tamu, dan memberikan kesan positif terhadap tamu di area kerjanya. Front Office Manager melaporkan tugasnya kepada General Manager dan staff bawahan dari Front Office Manager adalah staff dari front office.

 

Tugas pokok dari Front Office adalah :

a) Menyeleksi, menempatkan, melatih, dan mengevaluasi karyawan front office

b) Memastikan bahwa semua staff di front office menguasai sistem komputer hotel, etika menerima telepon, dan standard operasional yang ada di hotel

c) Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran tentang harga kamar

d) Menyambut tamu VIP

e) Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diselesaikan oleh bawahannya

f) Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu, tingkat hunian maupun keuntungan dan kerugian di bagian kantor depan

g) Menjaga kedisiplinan petugas kantor depan dengan memberikan peringatan dan sanksi bagi yang melanggar ketentuan

h) Meningkatkan kualitas dan prestasi karyawan yang berprestasi denagn memberikan penghargaan

i) Membuat budget tahunan, menganalisis operasi, dan pendapatan hotel secara harian dari sisi pendapatan dan rata – rata harga kamar

2) Deskripsi Pekerjaan Assistant Front Office Manager

Area kerja Assistant Front Office Manager adalah Front Office area, Executive floor, dan Business center. Ringkasan pekrjaan assistant front office manager adalah membantu kelancaran tugas di front office, menggantikan front office manager ketika berhalangan, dan mengkoordinir beberapa tugas sesuai dengan deskripsi pekerjaanya.

Staff bawahan dari Assistant Front Office Manager adalah Duty Manager, Front Office Supervisor, dan Supervisor level lainnya di department Front Office. Tugas pokok Assistant Front Office Manager adalah

a) Membantu pekerjaan front office manager dalam hal control dan administrasi

b) Membuat jadwal kerja Duty Manager, receptionist, telephon operator, GRO, dan Concierge

c) Memantau operasional di front office

d) Mengarahkan dan mengawasi terhadap pekerjaan reception dan conclerge

e) Memimpin briefing pada waktu shift malam

f) Terjun langsung ke operasional hotel pada saat tamu ramai

g) Menghadiri briefing pagi manajemen hotel dan mewakili front office manager saat berhalangan hadir

h) Menangani keperluan tamu yang membutuhkan bantuan

3) Deskripsi Pekerjaan Duty Manager

Area kerja duty manager adalah front office dan seluruh hotel yang ada hubungan dengan tamu di hotel. Ringkasan pekerjaan Duty Manager adalah mendukung pekerjaan operasional kantor depan secara menyeluruh dan mengontrol operasional lintas departemen untuk shift tertentu. Atasan langsung Duty Manager adalah Front Office Manager, sedangkan staff bawahan Duty Manager adalah front office supervisor, front office staff, guest relation officer, concierge, dan business center secretary. Tugas pokok duty manager adalah:

a) Membantu tugas front office manager dan assistant front office manajer dalam melaksanakan tugas operasional di front office

b) Mendukung kelancaran proses chek-in dan chek-out di front office

c) Menangani kesulitan tamu dan staff di front desk

d) Mengontrol operasional di seputar front office antara lain : lobby, restaurant, bar, lounge koridor, dan kamar tamu

e) Membuat laporan setiap shift tentang temuan dan kejadian selama jam kerjanya

f) Menyambut tamu VIP bersama dengan Front Office Manager

4) Executive Lounge Manager

Area Kerja :

§ Executive Lounge

§ Executive Rooms

Ringkasan Pekerjaan :

Menjamin kepuasan tertinggi tamu dan staf menurut standar pelayanan sesuai dengan ketentuan di lantai eksekutif serta bertanggungjawab atas segala aspek operasional di lantai eksekutif.

Tugas pokok :

§ Memastikan bahwa laporan dan korespondensi untuk departemen telah terpenuhi dengan tepat dan teliti

§ Memastikan bahwa jadwal telah ditetapkan dengan baik

§ Memastikan bahwa data tamu selalu diperbaharui

§ Mengawasi dan memesan barang kebutuhan di lantai eksekutif

§ Membantu dalam membangun efisien tim dengan memperhatikan kesejahteraan, keselamatan training dan pengembangan staf.

§ Melaksanakan evaluasi karyawan dan meninjau penampilan keseluruhan, mendiskusikan penampilan dan bidang untuk perbaikan

§ Mengawasi para staf selalu melakukan metode dan standar yang telah ditetapkan

§ Memastikan bahwa staf mendapat informasi yang cukup mengenai kebijaksanaan hotel sehubungan dengan pemadam kebakaran, kesehatan, tunjangan dan keamanan.

§ Mempelajari dan mengevaluasi operasional dan standar prosedur di executive lounge serta memberikan saran untuk perubahan yang diperlukan.

Susunan Organisasi

Assistant Front Office Executive Lounge Manager Executive Assistant Lounge

5) Front Desk Supervisor

Area Kerja :

§ Front Office

Ringkasan Pekerjaan :

Memberikan layanan penerimaan dan keberangkatan tamu di hotel dengan memberikan petunjuk kepada staff front desk serta mengontrol kode akses komputer di front desk

Tugas Pokok :

§ Mengarahkan tugas operasional penerimaan tamu di front office

§ Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diatasi oleh Front Desk Agent

§ Memberi persetujuan transaksi paid out tamu untuk jumlah tertentu

§ Memberi persetujuan penggunaan housebank oleh Front Desk Agent

§ Mengarahkan langkah persiapan penerimaan grup

§ Mengatur jadwal setiap staff front desk

Susunan Organisasi

Duty Manager Front Desk Supervisor Front Desk Agent

6) Chief Concierge

Area Kerja :

§ Pintu masuk hotel

§ Lobby

§ Bell desk

§ Counter

Ringkasan Pekerjaan :

Memastikan bahwa semua tamu mendapatkan pengalaman yang menyenangkan di area pintu masuk hotel, lobby, bell desk

Tugas Pokok :

§ Memastikan bahwa semua staff di bagian concierge mendapatkan training tentang hotel sistem, etiket bertelepon, standar penampilan serta filosofi hotel

§ Memberikan training ke staff tentang : prosedur penanganan barang bawaan untuk VIP dan rombongan serta penanganan keluhan tamu

§ Mengimplementasikan visi dan misi perusahaan

§ Menyediakan peta kota, pengaturan reservasi tiket pesawat dan angkutan darat serta laut, sebagai penyedia informasi tentang aktivitas rekreasi, sosial dan keagamaan

§ Memastikan bahwa sarana komunikasi yang berupa papan informasi (sign board) di lobby selalu benar dan akurat.

Susunan organisasi

Front Office manager Chief Concierge Bellboy, Doorman

7. Deskripsi pekerjaan Business Centre Supervisor

Area kerja : pusat bisnis

Ringkasan pekerjaan : mengatur dan mengarahkan segala aspek fungsi dari pusat bisnis untuk mencapai kepuasan yang tertinggi dari tamu.

Atasan langsung Business Centre Supervisor : assistant FOM

Staff bawahan Business Centre Supervisor : Businesss Centre Secretary

Tugas Pokok :

a) Mengawasi staf untuk menjamin kepuasan tamu yang maksimal melalui penghargaan diri dan perhatian yang sangat hangat dan tepat.

b) Mengatur dan menyediakan arahan yang baik untuk keseluruhan maupun pelakasanaan sehari-hari dan administrasi untuk seemua bagian dalam pusat bisnis.

c) Memberikan penilaian terhadap penampilan, kedisiplinan dan efisiensi semua karyawan di bawah pengawasannya serta berinisiatif untuk mengambil tindakan bila diperlukan

d) Mengontrol dan menganalisa secara berkelanjutan, biaya pengeluaran departemen sehari-hari untuk menjamin bahwa pengeluaran tidak melebihi anggaran.

8. Deskripsi pekerjaan Bell Captain

Area kerja : front office, lobby, kamar tamu

Ringkasan pekerjaan : mengurus barang bawaan tamu pada saat datang, selama menginap di hotel maupun akan pergi meninggalkan hotel

Atasan langsung : Chief Concierge

Tugas Pokok :

a) Mengatur tugas setiap bellboy

b) Menerima dan menyimpan barang tamu yang dititipkan di concierge

c) Mencatat dan membukukan setiap barang tamu yang telah disimpan di luggage room

d) Memastikan luggage room bersih dan teratur

e) Mengontrol setiap barang yang disimpan atau masih berada di lobby mempunyai tanda pengenal/pass nomor barang yang jelas

f) Mengatur bellboy untuk menyiapkan trolley atau kendaraan barang dalam menjemput bus rombongan yang akan ke hotel

g) Mengarahkan semua bellboy di setiap shift kerja

read more

PUBLIK AREA

DEFINISI PUBLIK AREA

Pengertian

Publik Area, seksi yang mempunyai tugas dan tanggungjawab untuk menjaga kebersihan, kerapihan, keindahan dan kenyamanan seluruh area hotel, baik yang ada diluar gedung maupun didalam gedung hotel.

Sub Seksi Dalam Publik Area:

1. Lobby area : Sub seksi yang mengurus kebersihan lobby, toilet lobby, back office hingga parkir depan lobby
2. Public Restroom : Sub seksi yang mengurus kebersihan restroom sperti toilet
3. Restaurant : Sub seksi yang mengurus kebersihan area restaurant yang ada di dalam hotel.
4. Metting Room : Sub seksi yang mengurus kebersihan ruang metting dan ballroom.

Syarat Seorang Publik Area

Perilaku Dasar

1. Tepat waktu
2. Memiliki rasa hormat terhadap diri, teman dan pimpinan
3. Memiliki loyalitas
4. Menjalankan tugas dengan baik
5. Dapat dipercaya
6. Mengikuti jalur komunikasi
7. Keamanan untuk bekerja sama
8. Motivasi atau self motivation

Sikap Dasar

1. Hubungan kerja yang lebih baik
2. Kepercayaan diri yang lebih besar dengan diri sendiri dan orang lain
3. Meningkatnya tanggung jawab pribadi
4. Meningkatnya pengendalian diri
5. Menghemat waktu dan tenaga
6. Memenuhi kebutuhan masing-masing

Syarat Khusus

1. Bersih dan Rapi

Seorang Publik Area harus berpenampilan bersih dan rapi baik dari pakaian maupun dari dirinya untuk memberikan citra yang baik terhadap tamu yang dimana PA berhadapan langsung dengan tamu.

1. Harum

Seorang Publik Area harus harum karena PA akan bertugas di seluruh area tamu sehingga tidak menggangu tamu dengan bau yang tidak menyenangkan.

1. Cepat dan Tanggap

Seorang Publik Area harus dapat bekerja cepat agar tidak menggangu tamu terlalu lama dan tanggap terhadap kotoran sehingga tidak ada daerah yang telah dibersihkan ternyata masih ada kotoran tersisa serta tanggap saat melakukan pembersihan dengan menggunakan benda berat dan pemasangan tanda-tanda tertentu seperti “wet floor” agar tidak membahayakan tamu.

1. Memiliki pengetahuan cukup tentang hotel

Seorang Publik Area harus memiliki pengetahuan yang cukup mengenai hotel terutama fasilitas-fasilitasnya agar apabila saat ditanya oleh tamu dapat memberikan informasi.

1. Ramah Dan Sopan

Seorang Publik Area harus bersikap sopan dan ramah setiap waktu apalagi saat ditanya ataupun ingin menggangu sejenak tamu dan ramah terhadap seluruh karyawan agar membina hubungan baik karena PA selalu akan bekerja berdampingan dengan departemen lain.

1. Murah Senyum

Seorang Publik Area harus murah senyum agar tamu senang melihat.

1. Rajin Memberikan Salam

Seorang Publik Area harus rajin memberikan salam seperti “good morning” agar tamu merasa diperhatikan.

Hubungan PA Dengan Seksi Lain Dalam House Keeping

1. Kerjasama dengan Floor Section

Floor Section :

a. Memberikan work order kepada PA

PA :

a. Membantu sesuai work order yang diterima

1. Kerjasama dengan Linen dan Uniform

Linen dan Uniform

a. Menyiapkan seragam yang bersih, rapi dan harum

b. Memperbaiki seragam apabila robek atau rusak

PA :

a. Mengambil secara rapi dan meletakkan di tempat yang disediakan seusai memakai seragam

b. Memberitahukan kepada Linen dan Uniform mengenai pakaian yang rusak atau robek

1. Kerjasama dengan Laundry Section

Laundry

1. Membersihkan seragam agar harum dan bersih
2. Membersihkan alat kerja bawaan PA seperti lap

PA :

1. Memberitahukan laundry section apabila ada tamu yang ingin laundry
2. Meletakkan alat kerja bawaan seperti lap ke tempat yang disediakan laundry section

Hubungan PA Dengan Seksi Lain Departemen Berbeda

1. Kerjasama dengan waiter

Waiter :

a. Mengambil alat makanan dan minuman yang dipakai tamu di area tamu seperti meja di lobby dan restaurant

b. Meminta bantuan PA menambah meja dan kursi di restaurant, serta menguranginya jika tidak perlu lagi.

PA :

a. Melaporkan kepada waiter bila ada barang-barang (sendok, piring, gelas dan lain-lain) yang dipakai oleh tamu agar segera diambil.

b. Menyampaikan kepada waiter, bila ada pemesanan makanan dan minuman dari tamu.

1. Kerjasama dengan banquet

Banquet :

a. Mengirim “Banquet Even Order” kepada PA untuk membuat lay out di dalam Banquet Hall atau Meeting Room.

b. Meminta bantuan PA menambah meja dan kursi di Ballroom atau Banquet Hall atau Meeting Room., serta menguranginya jika tidak perlu lagi.

c. Memberitahukan PA agar membuka lay out membersihkan ruangan jika event sudah selesai.

PA :

a. Menyediakan, merawat dan menyimpan linen supplies yang digunakan Food and Beverage Department seperti :

· Taplak meja (table cloth)

· Serbet makan (napkin)

· Alas meja di bawah taplak (multon)

b. Membantu banquet membuat lay out di Banquet Hall.

1. Kerjasama dengan sales marketing

Sales Marketing :

a. Memberitahukan kepada PA, bila akan diadakan confrensi, seminar, lokakarya, rakor dan lain-lainnya di Conference Hall, Function Room atau Marketing Room.

b. Memberitahukan kepada PA jika ada perubahan jumlah peserta maupun lay out, menentukan jumlah penataan meja/kursi dalam ruangan.

PA :

a. Membersihkan office marketing dan ruangan/function room yang akan digunakan untuk acara-acara pertemuan.

b. Melakukan perubahan lay out seperti yang dikehendaki oleh tamu yang memesan.

1. Kerjasama dengan Enginnering

Enginnering :

a. Perbaikan terhadap mesin-mesin yang digunakan oleh PA.

b. Melaksanakan pekerjaan-pekerjaan yang di kehendaki oleh PA berdasarkan WO (work order) yang diterima.

c. Memasang alat-alat mesin sebagai sarana kerja Housekeeping Department.

d. Memberitahukan cara-cara pengoperasian alat-alat tersebut serta cara perawatannya.

e. Memasang perlengkapan untuk acara-acara rapat pertemuan dan lain-lain.

PA :

a. Melaporkan kerusakan-kerusakan yang terjadi di lingkungan kerja seperti kerusakan alat-alat kerja, mesin-mesin, dan lain-lain.

b. Membuat dan mengirimkan WO (work order) kepada Engineering Department untuk perbaikan kerusakan, membuat sarana kerja yang diperlukan oleh Housekeeping Department.

1. Kerjasama dengan Security

Security atau keamanan :

a. Melakukan pengamanan kepada seluruh area kerja PA dan ikut memantau agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan serta memantau keluar masuknya tamu dari maupun ke hotel dan mengawasi tamu-tamu yang mencurigakan.

b. Melakukan “body checking” karyawan-karyawan yang pulang setelah selesai bertugas dan menangani barang-barang yang hilang.

PA :

a. Melaporkan kepada security apabila ada tamu yang mencurigakan, memberitahukan kepada security bila ada tamu VIP check in, serta kamar-kamar berapa yang akan ditempati.

b. Memberitahukan security dan melaporkan jika bawaan barang-barang keluar hotel (khususnya milik housekeeping) untuk keperluan out side carteting, rapat-rapat dan lain-lain.

read more

Implikasi Wisata Spiritual Terhadap Kelestarian Lingkungan Di Pura Batur Kecamatan Kintamani Kabupaten Bangli

I. Latar Belakang

Bali merupakan salah satu daerah tujuan wisata internasional yang sangat terkenal di dunia. Sektor kepariwisataan telah menjadi motor penggerak perekonomian dan pembangunan di Bali sejak tahun 1970-an. Oleh karena itu kepariwisataan merupakan bagian yang sangat erat dan tidak dapat dipisahkan lagi dalam kehidupan masyarakat dan pembangunan di Bali. (Pitana, 2003). Keindahan alam dan kebudayaan Bali yang unik dan beranekaragam yang dituntun atau berpedoman pada falsafah Hindu dan keindahan alam menjadi daya tarik tersendiri bagi para wisatawan, baik wisatawan manca negara, wisatawan domestik maupun wisatawan nusantara. Untuk menjaga keberlanjutan pariwisata di Bali, Pembangunan pariwisata di Bali selalu berdasarkan pada penerapan konsep “Tri Hita Karana”. Konsep ini bertujuan untuk menyeimbangkan hubungan antara manusia dengan Tuhan, hubungan manusia dengan manusia, dan hubungan manusia dengan alam. Diharapkan dengan keharmonisan ini, manusia (orang yang tinggal di Bali) dapat memperoleh manfaat dalam bentuk kesejastraan, kemakmuran, kebahagiaan dan kedamaian dalam hidupnya (Darmayuda, dkk. 1991 : 6-8).

Konsep pembangunan berkelanjutan pertama kali di kumandangakan dalam konfrensi di Stockholm pada tahun 1972. Selanjutnya konfrensi ini dikenal dengan “Stockholm Conference on Human and Environment”. Secara singkat definisi pembangunan berkelanjutan adalah sebagai berikut:Sustainable development is defined as a process of meeting the present needs without compromising the ability of the future generations to meet their own needs (WCED, 1987 : 8).

Dari kutipan di atas, dapat dijelaskan bahwa pembangunan berkelanjutan merupakan suatu proses pembangunan yang berusaha untuk memenuhi kebutuhan (segala sesuatu yang kita perlukan dan nikmati) sekarang dan selanjutnya diwariskan kepada generasi mendatang. Jadi dengan pola pembangunan berkelanjutan, generasi sekarang dan generasi yang akan datang mempunyai hak dan kesempatan yang sama untuk menikmati alam beserta isinya ini. Sehubungan dengan pesatnya perkembangan pariwisata di Bali, pola pembangunan berkelanjutan tersebut di atas sangat cocok diterapkan dalam pengembangan pariwisata di Bali. Salah satu jenis wisata yang sedang dikembangkan dan mendukung pariwisata berkelanjutan adalah wisata spiritual.

Sejalan dengan itu, ide pengembangan wisata spiritual belakangan mulai banyak diwacanakan. Bahkan ada yang memprediksikan wisata spiritual akan segera ‘booming’ dalam beberapa tahun ke depan. Wacana pengembangan wisata spiritual tampaknya makin menguat sejak beberapa tahun belakangan ini. Setidaknya, rencana pengembangan wisata spiritual sempat merebak di banyak kawasan, baik itu Kabupaten Karangasem, Bangli, Buleleng, atau yang lainnya. Semua wilayah menyatakan diri sebagai kawasan yang paling potensial.

Sebab semua wilayah memang menyimpan potensi yang sama besar. Bangli memiliki potensi yang baik untuk pengembangan wisata spiritual karena keberadaan Pura Batur. Pura Batur yang lebih dikenal dengan Pura Ulun Danu terletak pada ketinggian 900 m di atas permukaan laut tepatnya  di Desa Kalanganyar Kecamatan Kintamani di sebelah Timur jalan raya Denpasar-Singaraja. Pura ini menghadap ke barat yang dilatarbelakangi Gunung Batur dengan lava hitamnya serta Danau Batur yang membentang jauh di kaki Gunung Batur, melengkapi keindahan alam di sekeliling pura. Sebelum letaknya yang sekarang ini, Pura Batur terletak di lereng Barat Daya Gunung Batur. Karena letusan dasyat pada tahun 1917 yang telah menghancurkan semuanya, termasuk pura ini kecuali sebuah pelinggih yang tertinggi. Akhirnya berkat inisiatif kepala desa bersama pemuka desa, mereka membawa pelinggih yang masih utuh dan membangun kembali Pura Batur ke tempat yang lebih tinggi yakni pada lokasi saat ini. Upacara di pura ini dirayakan setiap tahun yang dinamakan Ngusaba Kedasa. Disamping itu, di pura batur memiliki juga konsep ‘nyegara gunung’ di wilayah Bangli sebagai pendukung kuat bagi pengembangan wisata itu. Nyegara gunung merupakan salah satu upacara agama yang ditujukan unktuk keseimbangan terhadap lingkungan dan kelestariannya. Hal ini sangat menarik bagi wisatawan untuk melihat upacara tersebut sehingga Pura Batur sangat cocok untuk dikembangkan sebagai wisata spiritual. Oleh karena itu penulis mengangkat judul “Implikasi Wisata Spiritual Terhadap Kelestarian Lingkungan Di Pura Batur Kecamatan Kintamani Kabupaten Bangli”

II. Rumusan masalah

1. Bagaimanakah pengembangan wisata spiritual di Pura Batur Kecamatan Kintamani Kabupaten Bangli?

2. Apa implikasi wisata spiritual terhadap kelestarian lingkungan di Pura Batur Kecamatan Kintamani Kabupaten Bangli ?

III. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Adapun tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui perkembangan wisata spiritual di Pura Batur Kecamatan Kintamani Kabupaten Bangli.

2. Untuk implikasi atau pengaruh wisata spiritual terhadap linkgkungan di Pura Batur Kecamatan Kintamani Kabupaten Bangli.

IV. Konsep Penelitian

1. Tinjauan tentang implikasi/ pengaruh

Pengertian implikasi menurut kamus besar bahasa Indonesia (2001:849) yaitu :

“ Pengaruh adalah daya yang ada atau timbul dari sesuatu (orang, benda) yang ikut membentuk watak, kepercayaan atau perbuatan seseorang.”

Dari pengertian yang telah dikemukaan sebelumnya yang disimpulkan bahwa pengaruh merupakan suatu daya membentuk atau mengubah sesuatu yang lain. Sehubungan dengan adanya penelitian yang di lakukan, pengaruh merupakan bentuk hubungan sebab akibat antar variabel. Dalam hal ini wisata spiritual akan mempengaruhi kelestarian lingkungan.

2. Tinjauan tentang wisata spiritual

Dalam definisi wisata spiritual, penulis menemukan dua teori untuk memperjelas maksud dari wisata ini, yaitu:

Yang pertama adalah definisi menunit Nyoman S. Pendit (1994) dalam bukunya yang berjudul Ilmu Pariwisata, beliau menjelaskan tentang pengertian Wisata Spiritual sebagai berikut:

Jenis wisata yang bamyak dikaitkan dengan agama, adat istiadat dan kepercayaan umat atau kelompok dalam masyarakat. Wisata ini banyak dilakukan oleh perorangan atau rombongcm ke tempat-tempai suci, ke makam-makam orang besar atau pemimpin yang diagimgkan, ke bukit atau ke gitining yang dianggap keramat.

Pengertian yang kedua diambil dari Oka A. Yoeti (1985) yang menulis bahwa:

Wisata Spiritual yaitu jenis pariwisata dimana tujuan perjalanam yang dilakukan adalah untuk melihat atau menyaksikan upacara - upacara keagamaan dan juga berziarah atau beribadah di sana.

Dua pengertian yang dikemukakan oleh Nyoman S. Pendit dan Oka A. Yoeti ini memiliki pengertian yang sama, yakni seseorang atau rombongan melakukan wisata spiritual berdasarkan keinginan yang dikaitkan dengan kegiatan ibadah dari suatu agama atau kepercayaan. Disamping itu penulis juga mengemukakan maksud wisata spiritual dalam penulisan tugas akhir ini adalah kegiatan berwisata yang bukan hanya dikunjungi oleh pemeluk agama Hindu namun juga untuk pemeluk agama yang lain. Jadi wisata spiritual secara umum adalah sama dengan kegiatan wisata lainnya, hanya saja fokus dari wisata spiritual ini lebih mengarah pada hal - hal kerohanian seperti berdoa, mengikuti upacara keagamaan dan lainnya. Oleh karena itu, wisata spiritual juga membutuhkan fasilitas- fasilitas seperti obyek wisata pada umumnya atau unsur - unsur produk wisata agar menarik pengunjung untuk datang.

3. Tinjauan tentang lingkungan

Lingkungan adalah kombinasi antara kondisi fisik yang mencakup keadaan sumber daya alam seperti tanah, air, energi surya, mineral, serta flora dan fauna yang tumbuh di atas tanah maupun di dalam lautan, dengan kelembagaan yang meliputi ciptaan manusia seperti keputusan bagaimana menggunakan lingkungan fisik tersebut.

Lingkungan terdiri dari komponen abiotik dan biotik. Komponen abiotik adalah segala yang tidak bernyawa seperti tanah, udara, air, iklim, kelembaban, cahaya, bunyi. Sedangkan komponen biotik adalah segala sesuatu yang bernyawa seperti tumbuhan, hewan, manusia dan mikro-organisme (virus dan bakteri). Ilmu yang mempelajari lingkungan adalah ilmu lingkungan atau ekologi. Ilmu lingkungan adalah cabang dari ilmu biologi.

Lingkungan, di Indonesia sering juga disebut "lingkungan hidup". Misalnya dalam Undang-Undang no. 23 tahun 1997 tentang Pengelolaan Lingkungan Hidup, definisi Lingkungan Hidup adalah kesatuan ruang dengan semua benda, daya, keadaan, dan makhluk hidup, termasuk manusia, dan perilakunya, yang mempengaruhi kelangsungan hidup dan kesejahteraan manusia serta makhluk hidup lain. Secara kelembagaan di Indonesia, instansi yang mengatur masalah lingkungan hidup adalah Kementerian Lingkungan Hidup (dulu: Menteri Negara Kependudukan dan Lingkungan Hidup) dan di daerah atau provinsi adalah Bapedal. Sedangkan di Amerika Serikat adalah EPA (Environmental Protection Agency).

V. Pembahasan

1. Pengembangan Wisata Spiritual Di Pura Batur

Kabupaten Bangli telah mengembangkan wisata spiritual dalam menggaet para wisatawan yang lebih banyak datang ke daerah ini dengan mengembangkan objek wisata lainnya seperti objek wisata Desa Tradisional di kecamatan penglipuran, pura kehen, dll. Di pura Batur sendiri telah melakukan beberapa usaha pengembangan dalam meningkat jumlah kunjungan wisatawan yang menyukai wisata spiritual yaitu diantaranya :

1. Pemeliharaan Pura Batur

2. Peningkatan Fasilitas

3. Pengembangan Objek Wisata Toya Bungkak Sebagai Objek Wisata Penunjang

4. Kerjasama dengan travel untuk promosi pura Batur dengan membuatkan paket wisata spiritual

5. Peningkatan Kebersihan Areal Pura

Dengan usaha-usaha tersebut kunjungan terhadap pura batur hingga kini terus meningkat dan pemasukan terhadap pura batur dijadikan salah satu sumber dana untuk melakukan pengembangan.

2. Implikasi Wisata Spiritual Terhadap Lingkungan Di Pura Batur

Lingkungan di sekitar pura hingga kini dapat dilihat bersih, tertata baik dan masih sangat terlihat alami. Hal ini disebabkan oleh masyarakat sekitar dan pemerintah setempat saling menjaga kebersihan dan melakukan pembersihan secara berkala dan peningkatan fasilitas kebersihan. Kebersihan lingkungan areal pura dan lingkungan sekitar ini membutuhkan biaya yang cukup besar dan dana untuk menutupi biaya tersebut yaitu salah satunya dari pemasukan kunjungan wisatawan dalam wisata spiritual sehingga wisata spiritual ini memberikan pengaruh besar bagi kelestarian lingkungan areal pura atau sekeliling pura.

VI. Kesimpulan dan Saran

1. Kesimpulan

Pengembangan wisata spiritual di Pura Batur ini telah dilakukan dengan beberapa usaha yaitu :

1. Pemeliharaan Pura Batur

2. Peningkatan Fasilitas

3. Pengembangan Objek Wisata Toya Bungkak Sebagai Objek Wisata Penunjang

4. Kerjasama dengan travel untuk promosi pura Batur dengan membuatkan paket wisata spiritual

5. Peningkatan Kebersihan Areal Pura

Wisata spiritual ini sangat memberikan pengaruh besar bagi wisatawan, hal ini dibuktikan dengan biaya kebersihan yang cukup besar namun dapat ditutupi oleh pemasukan dari kunjungan wisatawan dalam wisata spiritual.

2. Saran

Antara pemerintah dan masyarakat lokal sebagai pengelola pura tetap menjalin hubungan baik dan tetap melakukan pembersihan secara berkala serta peningkatan fasilitas kebersihan.

Daftar Pustaka

1. Ardika, I.W. 2003. Pariwisata Budaya Berkelanjutan. Program Studi Kajian Pariwisata Universitas Udayana. Denpasar:

2. http://subadra.wordpress.com/2007/03/10/studi-evaluatif-pembangunan-pariwisata-berkelanjutan-di-desa-wisata-jatiluwih/

3. http://warnawarnibali.wordpress.com/2005/03/04/bali-menanti-booming-wisata-spiritual/

4. Peraturan Daerah Tingkat I Provinsi Bali No.23 Tahun 1997, Pengelolaan Lingkungan Hidup. Bali:

read more

Definisi, Fungsi, Manfaat dan Prosedur Reservasi

1. Definisi Reservasi

Setiap wisatawan yang akan berpergian ke suatu daerah baik daerah tujuan wisata maupun daerah lainnya, terlebih dahulu melakukan perencaan terlebih dahulu dengan membuat reservation.Pemesanan dalam bahasa Inggris adalah Reservation yang berasal dari kata “to reserve” yaitu menyediakan atau mempersiapkan tempat sebelumnya. Sedangkan reservation yaitu pemesanan suatu tempat fasilitas. Jadi secara umum reservation yaitu pemesanan fasilitas yang diantaranya akomodasi, meal, seat pada pertunjukan, pesawat terbang, kereta api, bus, hiburan, night club, discoutegue dan sebagainya ( Suartana, 1987 : 14 ) Kata reservation atau pemesanan dalam dunia pariwisata disebut juga booking. Kadangkala wisatawan tidak dapat membedakan arti dari kedua kata tersebut. Oleh karena itu perlu ditegaskan bahwa kedua kata tersebut tidak memiliki perbedaaan arti (Yoeti,1997:45)Dalam dunia kepariwisataan reservation merupakan suatu lembaga atau cara yang sangat penting dan merupakan salah satu pemegang kendali bagi kelangsungan aktivitas suatu biro perjalanan wisata.
Sebelumnya seseorang atau para wisatawan melakukan perjalanan ke suatu tempat dan tinggal di suatu tempat yang dituju, maka orang atau para wisatawan tersebut harus membuat rencana perjalanan dan melakukan pemesanan tempat pada akomodasi, transportasi, tour program, restaurant dan pertunjukan yang diperlukan. Hal-hal tersebut sangat penting dan harus diketahui oleh petugas industri pariwisata, khususnya pada reservation department pada sebuah hotel.

Department ini harus benar-benar mengetahui secara jelas bahwa tidak semua para wisatawan itu mempunyai kebutuhan dan tujuan yang sama.Secara umum kata reservation itu mempunyai arti dan makna yang sama yaitu pemesanan yang dilakukan oleh seseorang atau lebih untuk suatu tempat yang baik dan nyaman oleh pihak hotel.

2. Fungsi Reservasi

Pengertian reservation tidak hanya terlepas dari fungsi dan tugas dari reservation department itu sendiri yaitu: penyediaan tempat baik sebelum tamu atau para wisatawan datang.

Adapun fungsi dari reservation staff adalah:

1. Menjual produk hotel dengan cara melakukan tehnik penjualan
2. Mempromosikan produk dan fasilitas hotel
3. Mempertahankan pengetahuan tentang produk dan pelayanan yang ada di hotel seperti harga & fasilitas promosi, harga khusus dll
4. Menjalin hubungan yang baik dengan tamu serta mengantisipasi kebutuhan tamu
5. Mencatat dan memproses pemesanan yang dilakukan dengan berbagai macam media
6. Menerima pemesanan kamar yang ada dalam daftar tunggu (waiting list)
7. Memproses perubahan pemesanan kamar
8. Mencatat metode pembayaran yang sudah di atur khusus untuk tamu rombongan dan konvensi
9. Melakukan tindakan pencegahan untuk menghindari tamu no show
10. Meminta persetujuan FOM atau finance manager untuk pemesanan kamar yang menginginkan pembayaran kredit
11. Membuat laporan reservasi
12. Mengarsip data pemesanan kamar secara akurat

3. Manfaat reservasi

Bagi travel agent/pekerja hotel :

1. Dapat mengetahui dengan pasti kapasitas pelanggan/wisatawan yang siap untuk melakukan tour di hari kemudian
2. Dapat menghitung dengan pasti harga paket wisata (apabila ready made tour), sehingga mencegah adanya kekeliruan harga
3. Dapat mempersiapkan permintaan-permintaan khusus dari wisatawan (cth. makanan khusus untuk vegetarian, bus berfasilitas toilet+TV, dsb)
4. Dapat mempersiapkan kamar untuk tamu sesuai dengan tanggal pemesanan, dan memastikan apakah kamar tersebut sedang penuh atau masih kosong
5. Mempersiapkan segala sesuatu fasilitas tambahan diluar hotel, namun masih dalam permintaan tamu (cth. kamar mandi khusus orang cacat, dsb)

Bagi wisatawan/tamu hotel:

1. Dapat memepersiapkan segala sesuatu dengan matang sebelum perjalanan wisata dilaksanakan
2. Memudahkan wisatawan mendapat kepastian atas tour yang dipesannya
3. Dapat memprediksikan biaya yang akan dikeluarkan untuk berwisata
4. Memudahkan tamu mendapatkan kamar

4. Prosedur reservasi

Menerima permintaan pemesanan kamar adalah suatu kegiatan atau proses mengumpulkan informasi atau data tentang calon tamu dan orang yang melakukan pemesanan kamar. Informasi yang diperlukan oleh pihak hotel antara lain:

1. Jenis dan jumlah kamar yang diinginkan
2. Jumlah orang yang akan menginap
3. Tanggal kedatangan & tanggal keberangkatan
4. Nama tamu yang menginap di hotel
5. Nama pemesan/ orang yang dapat dihubungi untuk tindak lanjut informasi pemesanan kamar
6. Nama perusahaan atau biro perjalanan
7. Alamat dan nomor telepon perusahaan
8. Rincian kedatangan(waktu & transportasi yang digunakan)
9. Cara pembayaran yang digunakan
10. Permintaan khusus

read more